生徒の管理やレッスンのスケジュール、月謝の管理など、教室運営には事務仕事も様々あります。特に人手不足な教室での事務管理などはとても手間がかかる仕事のひとつです。 そんな管理の負担を軽減するために更なる人員導入をすれば、人件費も余分にかかってしまうことになります。 今回は、人件費の削減にも繋がる教室運営での管理をしやすくするための管理システムやアプリ、そして具体的なシステムとそのメリットについてご説明します。

管理しなければならないもの

管理するものは様々あり、その事柄は多岐に渡ります。

まずは管理システムやツールで管理できるものにはどのようなものがあるのか。教室運営で管理しなければならないものをいくつかご提示します。

１）生徒情報管理

まず、最も重要である教室に訪れる生徒さんの情報の管理になりますが、管理するものとしては主に、

・個人情報(氏名、生年月日、連絡先、ご住所)

・受講するレッスンのコース(カリキュラム)

などが挙げられます。教室によっては、受講表や会員カードなどがあれば、こちらにあたります。

２）レッスンスケジュール

大雑把なレッスンのスケジュール管理はスマホのカレンダーアプリなどでもできるかもしれませんが、そこに生徒一人一人の「いつ、何のコースを、誰が受ける」というのを個別に出さねばならないということはとても情報量が多く、まとめるのにも時間がかかる作業の1つです。

 ３）費用管理

教室運営の管理において、生徒の情報管理と同じぐらい大切なのは、費用面での管理です。特に、コースごとのレッスン料金設定や請求方法と請求金額の計算など、費用に関することだけでも取り扱う情報はとてもあるので、教室そのものにとっての死活問題に直結していく管理にもなります。

管理の集約化

ここまでで、管理しなければならない重要なものや情報についておまとめしました。では、実際にどんなシステムやツールがあるのか。具体例を挙げてご紹介します。

１）TechnoSMS

このシステムは教室運営に必要なことに特化している、オールインワンシステムになります。多言語対応や、複数校管理など、ニーズを最大限取り入れた多機能のシステムながらパッケージ提供となっていて、機能が低価格で即導入、即運用することが可能なシステムというメリットもあります。

教室をいくつかお持ちの先生方にはパッケージ化されていることで使い勝手の良さが高いというところもポイントです。

例えば、先程ご説明した生徒情報の管理を行えば、「受講生登録」「受講証(会員カード)発行」「関連情報の表示」といった生徒情報に関連する管理項目を一元化します。さらに、教室の資料の請求など教室でレッスンを受けるかもしれない「見込み生徒」の管理なども情報に紐付けて行ってくれるため、管理がスムーズになります。

このようなまとめて管理する機能が備わったのがTechnoSMSの特徴です。

２）テトコ

これは生徒の情報を管理するアプリの中で、教室運営をする現役の先生の声を元に作られたものです。このアプリの優れた点はカレンダー管理機能でしょう。

先生であれば、その月にどれだけレッスンの残席数があるのか、変更などを含め更新が随時でき、振替依頼メールへの対応を簡潔にでき、そして申込み専用サイトなど新たに特別なフォームを作ることが不要であるので、自サイトにカレンダーを埋め込むことができる簡単さで手間が省けます。

そして、先生だけでなく生徒さんにもメリットがあります。カレンダーの状態でレッスンの空き状況がわかり、カレンダーから直接希望日に申し込むことができるので、受けることの出来なかったレッスンへの振替依頼がしやすいということも大きな点です。

３）趣味なび

趣味なびは、当サイトの親元になるウェブサービスで、趣味の体験を探す「参加者」と、教える、伝える「主催者」を繋ぐ趣味とまなびの「体験」&「教室」さがしサービスです。

因みに、趣味なびでは趣味ジャンルで新しく体験するレッスンのことを『ワークショップ』と称しており、様々な形のレッスンをしたい先生方に向けたレッスン販売サービスを行っています。また、レッスンをコースごとにパッケージ化し出品してくれる点から、レッスン料金の管理がしやすいというメリットがあります。

まず、『ワークショップ』の販売までの流れとしては、

①主催者プロフィールに登録

⇒『ワークショップ』を出品販売するために、先生の情報と教室の情報を登録

②ワークショップを登録

⇒教室に興味を持ってもらうために、ワンタイムレッスンやワークショップなど、どんなことをやっているのかを知ってもらうための『ワークショップ』を登録

③参加チケットを登録

⇒②で登録したものの日程・価格を設定し、チケット登録完了後に出品販売開始

という流れとなっています。②から③の間に趣味なびの審査が入り、審査を通じてからの販売とはなりますが、審査後はWeb内で掲載され生徒の募集を行ってくれるため、チケットを販売する前から、募集をかけられるという点もメリットの１つでしょう。また、無料教室情報も掲載することも可能です。

新しい生徒さんの募集をかけたいと思う方には非常に最適なシステムとなるのです。

教室を運営するにあたり、一番手間のかかる管理業務について、教室運営ではどういった情報を管理しなければいけないのか、少しでも管理の負担を楽にすることができるのか。ご紹介してきたシステムやアプリを活用した運用術を、皆さんもぜひ試してみてはいかかがでしょうか。

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